[일본, 그의 사정] 일본 회사, 연락이 너무 느린데요?

안녕하세요. 저는 한국과 일본을 오가며 지내고 있는 블로거 미니몹입니다.
황금연휴에 돌입한 현재, 일본 거래처의 연락과 관련된 내용으로 포스팅을 합니다.

일본 회사와 거래를 예정하고 계신 한국 회사의 담당자가 보신다면 도움이 될 것입니다.

일본 회사와 일할 때 크게 실수하기 쉬운 부분이 하나 있습니다.
일본의 업무 스타일을 존중하지 않고, 빠른 일처리를 요구하는 것입니다.

저도 한국 출신이고, 일할 때 성격도 급한 편입니다.
개인적으로 한국의 신속정확한 일처리를 이상적인 것으로 봅니다.

그래서 월급을 받는 입장이지만, 필요하다면 주말에도 일을 합니다.
중요한 의사결정을 위해 자료를 주고받는 상황에서
상대 회사가 아닌 저 때문에 지연이 발생하는 것은 피하고 싶기 때문입니다.

게다가 임원은 주말 없이 움직이다보니 시간에도 크게 구애받지 않습니다.
거래처 임원에게 새벽에 메일이 오는 일도 흔합니다.
일요일이든 공휴일이든, 해야 할 일은 합니다.

사회초년생 때는 이런 생각을 한 적이 있습니다.

“도대체 언제 쉬는 거야?”

그러나 지금은 조금 다르게 봅니다. 새벽 1,2시에 메일이 오면 짜증도 나지만
누군가에게는 일이 숨 쉬는 것만큼 자연스러운 것이라고요.

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현재 일본은 골든위크 장기 연휴 기간입니다.

이번에 한 회사가 4월 말일까지 동의를 요청하는 서류를,
4월 20일이 지나서야 보내왔습니다.

저는 담당에게 확인한 뒤, 이틀 후 회신하겠다고 답장을 했습니다.
상대 회사는 연휴 이틀 전 저녁에서야 초안을 정리해 보내왔습니다.

저는 퇴근 후 집에서 메일을 확인했습니다.
그리고 다음 날 아침, 출근하자마자 답을 주었습니다.

이 건, 어떻게 되었을까요?

처리가 되지 않았습니다.

4월 30일이 지났고, 일본은 연휴에 들어갔습니다.
우리 회사 담당자는 아직도 메일을 읽지 않고 있습니다.
연휴가 끝나야 확인하고 처리할 것입니다.

이런 식입니다. 저와는 전혀 다른 사람이죠.

 

그러나 그가 연휴 기간에 일 처리를 하지 않았기 때문에 잘못했느냐 하면 그것도 아닙니다.

4월 30일까지 계약해야 하는 서류를 여유없이 보내온 상대의 배려가 부족한 것입니다.

어쩌면 상대도 이것은 일정상 무리라고 생각하면서도 보내왔을지도 모를 일입니다.

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회사는 공식적으로 쉬고 있지만, 저와 비슷한 입장에 있는 사람들은 따로 움직입니다.

그 사람들끼리만 메일과 라인을 주고받습니다.
필요하면 일본에 있지 않아도 시간을 맞춰 오디오 회의를 합니다.

일반적으로 일본 회사의 의사결정은 생각보다 빠르지 않습니다.
실무자 대응이 늦는 경우도 많습니다. 이유는 단순합니다.
상급자 결재가 아직 떨어지지 않았기 때문입니다.

 

한국 회사와 일하다 보면 잦은 일정 압박을 가하는 경우가 있습니다.
하지만 상대 입장에서는 부담이 되어 일을 거절하기도 합니다.

실제로 이런 일이 있었습니다.
협업하는 프로젝트 관련해서 모 대기업에 일본 회사를 소개해준 적이 있습니다.

이후 “연락이 잘 안 된다”는 이유로,
저에게 중개를 요청하는 연락이 여러 번 왔습니다. 그래서 미팅까지는 진행됐습니다.
하지만 결과는 좋지 않았습니다.

일본 회사는 잦은 연락과 서류 요청에 부담을 느꼈고, 결국 프로젝트 자체를 거절했습니다.

간단한 문의라면 다를 수 있습니다.
하지만 검토가 필요한 사안이라면 이야기가 달라집니다.

급하다는 이유로 재촉하면, 오히려 일이 더 꼬입니다.

일본 비즈니스 문화를 고려하지 않으면 이 지점에서 막힙니다.

 

계약 관계니까 할 건 해야 한다는 식으로 밀어붙인다고 해서,
울며 겨자 먹기로 받아주는 경우는 흔하지 않습니다.
문제 생기면 담당자가 책임을 져야 하기 때문입니다.

제가 위에서 말씀드린 사례처럼, 중요 고객도 아닌데 계속 밀어붙이면
정말로 상대를 하지 않게 됩니다.

 

“자료를 요청했는데 2~3일이 지나도 오지 않는다.”
“이쯤이면 연락이 올 것 같은데, 아무 소식이 없다.”

이런 이야기를 해오는 분들은 어느 정도 관계가 형성된 상태이기 때문에 저는 솔직하게 말씀드립니다.

“제가 한국 출신이고 한국어를 한다고 해서 저희 회사도 한국 회사라고 생각하시면 안 됩니다. 귀사와 마찬가지로, 이곳에는 이곳의 룰이 있습니다. 제가 자료를 가지고 있더라도 담당 확인이 되지 않은 것은 먼저 드릴 수 없습니다. 문의하신 것에 대해 제 의견을 먼저 말씀드릴 수는 있지만 서면이 아닌 답변은 공식 입장이 아닙니다. 또한 저희 관계회사 역시 일본 회사입니다. 담당이 누구든, 이곳의 비즈니스 특성을 고려해주셔야 합니다."

 

일본에 해외지사가 있는 회사라도,

한국에서 파견 오신 분들은 이 사실을 크게 신경쓰지 않고 일을 하다 내부에서 문제가 생기는 경우를 봤습니다.

일본 회사와 일하는 분들은 한번쯤 생각해보시면 도움 될 것 같습니다. 

빨리빨리가 글로벌 스탠다드는 아닙니다.

 

즐거운 연휴되시기 바라며, 글을 마칩니다.